Feedback w pracy zdalnej
Odkąd świat opanowała pandemia COVID-19, znaczna część firm ze względu na dobro swoich pracowników postanowiła przejść na pracę zdalną. Zdążyliśmy już poznać jej blaski i cienie.
Niektórzy wskazują więcej pozytywów. Poczynając od banałów – “mogę wstawać później, zawsze mam czas na śniadanie” przez “nie muszę rano robić make-up’u i układać włosów” kończąc na “pracuję w ciszy (chyba, że w tle słychać radosne(?) pokrzykiwania dzieci i “nikt nie rozprasza mnie ciągłym wchodzeniem do biura”. Jeśli faktycznie tak jest – to wspaniale!
Znajdzie się jednak wielu, którzy czują się zagubieni. Nowe programy i aplikacje, problemy ze sprzętem, które często musimy rozwiązywać “na cito” bez fizycznej pomocy ze strony IT. Częściowe ograniczenia w dostępie do analogowych materiałów służbowych, czy też zwykłą pomocną dłoń ze strony kolegi, z którym dzieli(łeś) biuro. Takie sytuacje mogą spowodować dezorientację i spadek efektywności.
Mimo wszystko chcemy wiedzieć(?) jak nam idzie, czy praca, którą wykonujemy ma sens a jej efekty znacząco wpływają na wynik firmy.
Jak przekazywać informację zwrotną w nowej rzeczywistości biznesowej?
Jak często? … regularnie!
Informacja zwrotna na temat realizacji zadań powinna docierać do pracowników regularnie niezależnie od tego czy pracują stacjonarnie czy zdalnie. Dla niektórych osób pracujących w trybie home office, aktywność zawodowa z dala od biura i przełożonego obniża komfort pracy. Takie osoby czują się często zdane na siebie. Regularna informacja zwrotna, niezależnie czy jest pozytywna czy bardziej uświadamiająca potrzebę zmiany w sposobie realizacji zadania, może podbudować poczucie bezpieczeństwa i świadomość “bycia potrzebnym” w zespole. Regularnie nie oznacza zbyt często. Ustal z podwładnym częstotliwość z jaką czują się dobrze obie strony. Zbyt częsty feedback może być postrzegany jako kontrolowanie pracownika. Co więcej, nadmierna ilość spotkań (również online) zabiera czas, który moglibyśmy poświęcić na zadania.
Bez aplikacji do zarządzania zadaniami już się nie obejdzie
Na rynku jest ich wiele (np. ASANA, Trello, Hey Space, Flow, TimeCamp i wiele innych). Każda z nich oferuje przyjemny interfejs i co najważniejsze odpowiada na potrzebę regularnego feedbacku w wersji online. Co więcej pomaga zachować porządek w projektach i poprawia współpracę. Daje możliwość spontanicznego doceniania pracowników przez dodawanie komentarzy odnoszących się do statusu zadań. Pozwala reagować również członkom zespołu, (nie tylko przełożonemu) na postępy w realizacji zadań zespołowych.
Pora na podsumowanie projektu czy ocenę okresową?
Które narzędzie wybrać?
Wszyscy je znamy, ale czy potrafimy wybrać to, które zapewni komfort komunikacji nie tylko Tobie ale i pracownikowi, z którym chcesz porozmawiać? Czy w ogóle interesują nas preferencje “technologiczne” współpracowników, podwładnych, szefa?
Jedni wolą usłyszeć informacje “face to face” podczas wideokonferencji lub rozmowy telefonicznej, inni preferują maila, którego treść mogą na spokojnie przeanalizować i na jej podstawie wdrożyć ustalony plan działania. Miejmy na względzie szerokość geograficzną i bliskość nadajników. Zasięg “sieci” nie wszędzie jest taki sam. Czy czasem informacja zwrotna podsumowująca jakiś projekt czy dłuższy okres pracy nie jest tym momentem, w którym możemy dokonać wyboru? Zamiast iść na skróty i po prostu odpalić teams’a czy zooma, ustalcie wspólnie, z jakiego narzędzia chcecie skorzystać. Polecamy rozwiązania hybrydowe – wideokonferencja czy rozmowa telefoniczna z podsumowaniem w formie maila.
A kiedy to zła wiadomość?
Czas pandemii nie rozpieszcza biznesu, co skutkuje zmniejszeniem zatrudnienia w niektórych branżach. Pod koniec tego roku jeszcze wielu pracowników usłyszy z ust przełożonego złe wiadomości. Czy trudne rozmowy da się przeprowadzić zdalnie? Tą zmianą nie musi być od razu zwolnienie. Zmniejszenie etatu , czy obniżenie wynagrodzenia też nie należą do tematów, o których łatwo nam mówić. Nawet dla bardzo doświadczonych menedżerów taka rozmowa przeprowadzona zdalnie może być wyzwaniem. Przygotuj się do tego spotkania: przemyśl wcześniej co chcesz powiedzieć i w jakiej kolejności; przypomnij pracownikowi za co go cenisz, przedstaw krótko kontekst biznesowy, którego konsekwencją jest zmiana warunków zatrudnienia bądź zwolnienie; w swojej wypowiedzi używaj prostych zdań, które nie rodzą pola do interpretacji na wiele sposobów; spróbuj przewidzieć jak pracownik może zareagować i bądź na nie przygotowany.
Scenariusze ratują życie
Głęboka cisza? Niedowierzanie? Łzy w oczach? Złość, nerwowe odwrócenie głowy od ekranu monitora, a nawet wyłączenie kamery czy zerwanie połączenia? A może po prostu spokój, “poker face” i rzeczowa rozmowa o tym co dalej? Każdy będzie przeżywał złe wieści na swój sposób. Przygotuj się na każdą z tych reakcji, nawet jeżeli wydaje Ci się, że znasz pracownika bardzo dobrze. Weź pod uwagę, że po raz pierwszy przyjdzie Wam rozmawiać na odległość o poważnych dla niego skutkach kryzysu w firmie. Niektórym przyda się chwila oddechu, by przeanalizować nowy scenariusz zawodowy, ułożyć w głowie szanse i zagrożenia, odnieść się do nowej rzeczywistości. Inni zareagują bardziej spontanicznie, będą oczekiwali kompletu informacji o formalnych aspektach zaistniałej sytuacji i jak najszybciej zaadaptować się do zmiany. Warto więc przygotować wyczerpujące odpowiedzi na wszystkie potencjalne pytania jakie może zadać pracownik. Po zakończonym spotkaniu wyślijmy maila z podsumowaniem informacji, jakie przekazaliśmy ustnie. Dodatkowo możesz dołączyć prośbę o potwierdzenie odczytu maila.
Jakiej informacji zwrotnej potrzebują najmłodsi?
Pokolenie Z dopiero wkracza na rynek pracy próbując swoich sił w wielu branżach i to z sukcesem. Podejmując pracę najmłodsi kierują się w stronę pracodawców oferujących im możliwość rozwoju pasji i odnalezienia swojego miejsca w społeczeństwie. Przekonani o swojej wyjątkowości, poszukują tego samego w swoich wyborach zawodowych. Przyzwyczajeni do uzyskiwania informacji w ułamku sekundy (dzięki technologii) oczekują od szefa informacji zwrotnej udzielanej nie tylko z ustaloną regularnością, szczerej i uczciwej, ale też spontanicznego docenienia. Zdalny feedback to dla nich żaden problem pod warunkiem, że będzie w nim miejsce na dialog, a nie tylko suchą informację. Jeżeli masz w zespole takie osoby pamiętaj by unikać częstego sugerowania rozwiązań. Wskazówki są dla ZETEK na wagę złota, szczególnie na początku ścieżki zawodowej. Równie ważne jest dla nich podejmowania samodzielnych decyzji.
Pamiętajmy, dla większości z nas praca zdalna jest zmianą. Dla niektórych znaczącą, dla innych niewielką. Wszyscy jednak potrzebujemy podtrzymania relacji z przełożonym i zespołem na takim poziomie, jak było to jeszcze w lutym. Prawidłowo przekazany feedback motywuje do pracy, buduje świadomość swoich umiejętności i potrzebę rozwijania kolejnych kompetencji. Jako menedżer wykorzystaj to narzędzie do nie tylko do oceny wyników swojego zespołu, ale do podtrzymania relacji sprzyjających współpracy i transparentnej komunikacji dotyczącej sytuacji firmy w czasie kryzysu.
